Como fazer o controle de estoque eficiente?

Há quem diga que, em uma empresa, o estoque é um dos setores que mais requerem atenção. E isso, de fato, não está errado. Sua importância vai muito mais além do abastecimento interno de mercadorias. Afinal, estamos falando de uma área que impacta diretamente nas finanças do negócio, seja de forma positiva ou negativa. Tudo irá depender de como o setor está sendo controlado. 

Acontece que, para muitos, fazer esse controle pode parecer algo bastante difícil. Mas podemos te ajudar com isso, independentemente do tamanho do seu negócio. Trata-se de uma prática fundamental que irá auxiliar na sua gestão de vendas, remessas, e/ou produção, possibilitando o controle exato sobre o que está sendo vendido, para onde, e em que quantidade. Ou seja, um domínio completo sobre as ações da empresa.

Além disso, é importante destacar que, quando bem feito, esse gerenciamento facilitará sua visão de mercado, permitindo que você possa fazer previsões relacionadas à oferta e demanda, ajustes de remessas e entregas, ou até mesmo de produção, para que consiga atender de maneira precisa as necessidades do seu público, e do seu negócio – pois o ajudará a reduzir custos na empresa, e aumentar a lucratividade. 

Um controle de estoque bem feito ainda pode refletir em diversas outras áreas do seu empreendimento. Veja: 

1. Atendimento

O controle de estoque é crucial para o setor de atendimento ao cliente. Isso porque, dentre outras coisas, um bom gerenciamento dessa área poderá evitar possíveis frustrações, como longas esperas, ou a compra de mercadorias que não estão mais disponíveis. 

2. Gestão

Uma outra área influenciada positivamente por um bom gerenciamento de estoque é a de gestão financeira. Afinal, controlando a quantidade de itens comercializados, será possível melhorar o comportamento financeiro em sua totalidade, tendo conhecimento sobre os valores movimentados com uma possível venda. 

3. Vendas

A partir do controle de estoque, esse, sem dúvidas, é o setor que mais sofre impactos, sejam eles positivos ou negativos. Eles devem atuar juntos, de modo a saber quais são os produtos mais vendidos, quais devem ser retirados da vitrine ou colocados em promoção, etc. 

Por que o controle de estoque é importante? 

Basicamente, é através de um efetivo controle de estoque que o empreendedor irá conseguir manter os demais setores do seu negócio trabalhando com excelência. Assim, evitará problemas como, por exemplo, o excesso de mercadorias, bem como a falta delas.

Será preciso, para isso, fazer um monitoramento contínuo dos níveis de estoque, considerando a entrada e saída de mercadorias, em conjunto aos fornecedores, mantendo-os sempre atualizados. 

Como fazer um controle de estoque eficiente? 

Antes de mais nada, é preciso destacar que, para ter um controle de estoque eficiente, é importante registrar o máximo de informações possíveis sobre produtos e fornecedores. Apesar de parecer dados fúteis, são eles que vão permitir um controle ainda mais detalhado desse setor. 

Inicialmente, isso pode ser feito utilizando cadernos e planilhas. Mas com o passar do tempo, e o crescimento do negócio, poderá ser necessário melhorar essas anotações. Ademais, veja abaixo algumas sugestões que vão facilitar a gestão de estoque na sua empresa: 

1. Reúna dados sobre produtos e fornecedores

Como mencionado, é preciso registrar o máximo de informações possíveis sobre produtos e fornecedores. Essas especificações serão importantes para manter um estoque completo também em relação a dados. Assim, você evita o risco de não ter acesso a uma informação que pode ser relevante para uma consulta futura. 

Quanto aos dados dos fornecedores, não deixe de registrar as informações de contato, como telefone, e-mail, endereço, e ainda identificar se é Pessoa Física (PF) ou Pessoa Jurídica (PJ).

2. Detalhe seus pedidos de compras

Esta é uma etapa fundamental para o controle do seu estoque. Afinal, é através dos pedidos que as empresas conseguem manter a eficiência do controle. Mas toda atenção é necessária, e vai desde a colocação do pedido até o recebimento do mesmo – incluindo o pagamento. 

Portanto, durante os pedidos de compras, não se esqueça de analisar as anotações sobre o atual estado do seu estoque, para certificar-se que pedirá apenas o que realmente é preciso, conforme a real necessidade do seu empreendimento e realidade financeira do mesmo. 

3. Controle de recebimentos 

Além de compras precisas, também é necessário receber as mercadorias de maneira adequada, evitando prejuízos devido a erros no gerenciamento de estoque gerados por uma desatenção durante o recebimento. 

Desempacote as mercadorias, confira uma por uma, e, se possível, armazene tudo no mesmo espaço – isso evitará que você perca mercadorias durante o deslocamento das mesmas para um outro local. 

Além disso, é importante destacar que a conferência das mercadorias deve ser feita a partir do pedido de compra. Ou seja, não se baseie pela guia entregue pelo fornecedor. Caso encontre erros, não deixe de fazer o contrato imediato com o mesmo para evitar futuras dores de cabeça.

4. Identifique suas mercadorias

Após armazenadas, é chegada a hora de gerenciar os produtos que você tem disponível fisicamente. A partir de então, será preciso etiquetar e/ou rotular cada uma das mercadorias. Esse processo é essencial para a gestão do setor, afinal, ajudará os consumidores a identificarem os preços, e também irá acelerar as etapas de checagem. 

5. Controle seu estoque conforme o fluxo de vendas

Todo e qualquer negócio exige que o empreendedor acompanhe suas vendas. Contudo, não basta apenas contabilizar os valores acumulados no final do dia, é preciso ter controle do que saiu, para não deixar faltar lá na frente. 

6. Levantamentos periódicos

Acredite se quiser: a melhor maneira de saber a real quantidade de mercadorias disponível em seu estoque é realizando um levantamento periódico. Você pode fazer isso através de relatórios que reflitam na realidade do empreendimento. Serão eles que vão te ajudar a tomar decisões mais assertivas no que diz respeito ao controle do estoque. 

Neste relatório, anote todos os itens que ainda estão disponíveis e faça disso uma oportunidade para organizar melhor suas mercadorias, separando-as conforme suas especificações, datas de vencimento e estado de conservação. 

7. Organize o ambiente

Tendo ou não um grande espaço para o seu negócio, mantê-lo organizado é algo essencial. Além de ficar mais atraente, ajudará no gerenciamento eficaz de suas mercadorias.