Quando se trata de gestão financeira, fazer o fechamento de caixa em poucos passos é extremamente importante. Isso ajuda a garantir o controle adequado das entradas e saídas do dinheiro da empresa, eliminando gastos indevidos e fortalecendo a projeção de investimentos.  

O fechamento de caixa é uma atividade corriqueira e que deve ser realizada de forma adequada. Muitas empresas costumam fechar as portas por conta de uma má gestão. Para evitar que isso aconteça com o seu negócio, confira a seguir como fazer um fechamento de caixa em poucos passos.  

O que é fechamento de caixa? 

O fechamento de caixa se trata de um processo administrativo que identifica qualquer movimentação financeira que ocorreu na empresa em um determinado período, registrando seu valor final.

Em alguns negócios, isso pode ser feito todos os dias no fim do expediente. Assim é possível verificar se o valor que está ali é compatível com as entradas e saídas do dia.  

Em negócios que não exista uma movimentação diária grande, esse fechamento pode ser feito em um intervalo maior. Mas todos os negócios devem fazer o fechamento de caixa mensalmente.  

Existe um motivo importante para isso: identificar divergências no caixa. Quanto mais cedo isso for identificado, mais fácil será para descobrir a causa e solucionar o problema. Caso contrário, a empresa corre um grande risco de quebrar sem que o empresário perceba.    

Como fazer um fechamento de caixa? 

Fazer o fechamento de caixa da sua empresa é o ideal para obter análises, além de conseguir fazer um bom planejamento estratégico. O indicado é que isso seja feito mensalmente. Para ajudar, preparamos um passo a passo simples que pode ser conferido a seguir.  

1. Defina um responsável  

O primeiro e principal passo para fazer um fechamento de caixa é definir quem será o responsável por fazer isso mensalmente. Esse processo exige esforço e precisa de um bom planejamento, onde o responsável precisa se programar para lidar com essa tarefa. 

Além disso, é necessário escolher um dia específico de cada mês para realizar o fechamento da movimentação dos 30 dias anteriores.  

2. Liste cada item e separe todos os documentos 

O fechamento de caixa mensal é um processo que precisa tanto do setor contábil quanto do financeiro, por isso ambos precisam estar alinhados. Geralmente o setor financeiro fica responsável por coletar os documentos e entregar para a contabilidade.  

Para que não ocorra esquecimentos ou atrasos, é preciso conversar com antecedência com o contador e listar quais documentos precisam ser entregues até a data determinada. Após isso, é preciso guardar qualquer comprovante, recibos e notas fiscais juntos para ajudar no controle.  

3. Tenha um rigoroso controle de fluxo de caixa 

O fluxo de caixa se trata de um registro detalhado de todo dinheiro que entrou e saiu do seu negócio. Ele deve estar sempre atualizado. Qualquer movimentação que for feita, por menor que seja, precisa ser anotada. 

Além disso, é preciso anotar gastos em diferentes categorias, como os recebimentos a vista ou a prazo.  

4. Faça o registro dos valores iniciais da abertura do caixa 

No momento que for fazer a abertura de caixa, faça a anotação dos valores iniciais. Ou seja, anote o valor correspondente ao fechamento do mês anterior.

O valor dessa abertura deve ser somado com todas as entradas e saídas, e assim corresponder com o saldo disponível no caixa da empresa.  

Passando-se 30 dias é hora de fazer o fechamento do mês. Ao fechar o caixa confira todos os valores, se possível fazendo uma análise estratégica. Após o fechamento, emita o relatório de acordo com a necessidade da empresa.  

5. Utilize softwares como aliados 

O fechamento de caixa mensal se trata de um processo burocrático que envolve várias etapas e documentos. Um único erro nesse processo pode comprometer toda a análise e deixar a empresa em uma situação financeira delicada.  

Para ajudar com isso, muitos empreendedores contam com a ajuda de software de gestão para automatizar uma parte desse processo e ajudar na leitura dos dados. 

Além disso, eles garantem que as informações sejam centralizadas, o que ajuda a evitar erros e ter um processo mais ágil.