Como emitir nota fiscal eletrônica?

Não é segredo para ninguém que, no Brasil, as empresas precisam arcar com tributos e impostos para funcionarem de forma legal. Sendo assim, é importante que todo empreendedor saiba como emitir nota fiscal eletrônica, para garantir a regularidade da sua empresa e manter os impostos em dia.

Por mais que seja negligenciada em muitos comércios, a nota fiscal é essencial para comprovar a regularidade de um empreendimento. Afinal de contas, estamos falando de um simples documento que registra as vendas de todos os produtos e serviços de um negócio e que é de caráter obrigatório para as empresas.

Isso porque os empreendimentos que não emitem notas fiscais em suas vendas podem ser acusados de sonegação fiscal. Uma vez que não há registros dos serviços prestados ou produtos vendidos, não há garantias de que os devidos impostos foram aplicados em cima da atividade - tornando-a, aos olhos do Estado, irregular.

Neste artigo, você irá aprender um pouco mais sobre como emitir nota fiscal eletrônica e garantir o funcionamento regular para o seu empreendimento. Além disso, falaremos também sobre a importância desse “documento” e os diferentes tipos existentes, para acabar de uma vez por todas com as dúvidas sobre o assunto.

Dito isso, pegue logo o seu caderno de anotações ou abra o bloco de notas do celular e venha conferir um pouco mais sobre o assunto.

Qual a importância de emitir nota fiscal eletrônica?

Imagine que você abre uma empresa que trabalha no ramo de tecnologia, com a venda de equipamentos eletrônicos. No entanto, por mais que o seu lucro seja de mais de R$ 10 mil por mês, todas as suas vendas não contam com um único registro, não incidindo na cobrança de impostos por parte do estado.

Isso faz não apenas com que a sua empresa esteja irregular como, também, pode lhe render processos por sonegação fiscal. Sendo assim, emitir nota fiscal eletrônica é uma das formas mais simples e importantes de garantir que o seu negócio esteja regularizado junto à cobrança de impostos por parte do estado.

A nota fiscal registra de forma oficial toda venda de produtos ou prestação de serviços de um negócio. A partir desse documento, o governo fiscaliza as atividades comerciais de empreendimentos e recolhe os devidos impostos como, por exemplo, o ISS (Imposto Sobre Serviços) e ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Sendo assim, todo empreendimento é obrigado a emitir uma nota fiscal após uma transação. A exceção fica a cargo dos MEI’s que vendem para pessoas jurídicas. Ainda assim, vale ressaltar que ficou muito mais fácil emitir esse documento, justamente por conta da digitalização do mesmo.

Confira o passo a passo de como emitir nota fiscal eletrônica:

1.    Saiba qual nota você deve emitir

Para emitir uma nota fiscal eletrônica você deve, primeiramente, saber qual é o tipo de nota adequada para o seu empreendimento. Isso porque existem três diferentes tipos de notas fiscais (NF-e, NFS-e e NFC-e), às quais se encaixam para tipos de atividades empresariais específicas.

A NF-e é a nota fiscal eletrônica emitida por empresa de comércio, justamente para registrar a venda de produtos, garantindo o recolhimento de ICMS. Já o NFS-e é a nota fiscal emitida para cada prestação de serviços realizada por um empreendimento, garantindo o recolhimento do ISS.

A NFC-e, por sua vez, é a nota fiscal eletrônica emitida para registrar a venda direta de produtos e serviços a um consumidor. Sendo assim, basta entender qual exatamente é o tipo de atividade do seu negócio para, então, compreender o modelo de nota fiscal eletrônica adequada para o seu empreendimento.

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2.    Se cadastre no governo

O fato é que, para emitir nota fiscal eletrônica, independentemente do tipo, o seu empreendimento precisa estar cadastrado junto ao governo. Ou seja, ele deve estar credenciado nos órgãos competentes da cidade ou estado onde está instalado, dependendo da atividade.

Para emitir a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), é preciso se cadastrar na Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ). Já a emissão de Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) exige que o seu empreendimento esteja cadastrado na Prefeitura do município onde o negócio está instalado e atuando.

A legislação para o cadastro em órgãos competentes acaba variando de estado para estado e município para município. No entanto, na grande maioria das vezes, esse processo pode ser realizado de forma completamente online, sendo necessário somente documentos como contrato social da empresa e o CPF ou RG da pessoa responsável.

3.    Tenha um certificado digital

O terceiro passo para quem busca emitir nota fiscal eletrônica é justamente obter um certificado digital para o negócio. Trata-se de nada mais nada menos do que um documento eletrônico que funciona como uma espécie de assinatura digital e acaba garantindo a validade jurídica para as notas.

Através deste certificado, você pode acessar os sistemas do governo e fazer com que as suas transações online sejam feitas de maneira autêntica. O documento pode ser adquirido através das Autoridades Certificadoras devidamente credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).

A Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Serasa Experian são algumas das autoridades credenciadas pelo ICP. Vale ressaltar ainda que o certificado digital é obrigatório somente para a emissão de NF-e. Sendo assim, empresas de serviços não são obrigadas a trabalhar com essa função.

4.    Tenha um software para emissão de notas

O último passo para emitir nota fiscal eletrônica é justamente contar com um software responsável pela emissão. Estes programas podem ser adquiridos tanto de forma gratuita, no caso da versão disponibilizada pela Sefaz, ou até mesmo por meio de empresas privadas especializadas no assunto.

Vale ressaltar que os softwares emissores gratuitos são mais limitados, possuindo poucas funções. Já aqueles desenvolvidos por empresas de contabilidade especializadas, por exemplo, costumam ser muito mais completos e oferecem uma maior integração e rapidez no processo de emissão da nota fiscal.

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Ao emitir nota fiscal eletrônica, preencha as informações corretas

Agora que você já sabe o passo a passo necessário para emitir nota fiscal eletrônica, deve ficar atento também às informações que precisam constar nesse documento. Afinal de contas, existem alguns dados que precisam ser explicitados no pequeno papel que é dado ao consumidor no momento da compra ou contratação.

Na grande maioria das vezes, os dados solicitados para a nota são: nome e razão social, CPF e CNPJ, telefone e e-mail do comprador do produto ou contratante e endereço. Além disso, é preciso que conste na nota também a data de emissão da mesma, a natureza da operação e o local da transação.

Na nota fiscal eletrônica é necessário aparecer também o código da atividade da empresa, assim como o valor da transação e de eventuais descontos ou seguros. No documento deve constar ainda os impostos cobrados, como o ICMS e ISS, tais quais os dados do transportador - caso haja um.

Por fim, vale ressaltar que toda nota fiscal deve apresentar a quantidade, porcentagem e preço dos tributos dos produtos ou serviços ofertados. A descrição detalhada daquilo que está sendo vendido também precisa aparecer no documento.